Artikel
Biaya Tersembunyi dalam Proyek Sistem yang Jarang Masuk Anggaran
Proyek sistem jarang membengkak karena harga lisensi. Yang membengkak adalah hal-hal yang tidak pernah ditulis dalam anggaran.
Tujuh biaya yang sering terlewat
- Waktu tim internal. Wawancara, pengujian, pelatihan dan pembersihan data memakan jam kerja orang yang sudah sibuk.
- Pembersihan data. Semakin lama bisnis berjalan dengan spreadsheet, semakin besar pekerjaan ini.
- Penurunan produktivitas sementara pada bulan pertama setelah go-live.
- Integrasi. Sambungan ke sistem lain, termasuk biaya layanan penghubung bila diperlukan.
- Pelatihan karyawan baru setelah proyek selesai.
- Perubahan setelah go-live. Kebutuhan selalu muncul setelah tim memakai sistemnya.
- Pemeliharaan. Seseorang harus merawat aturan, laporan dan hak akses setiap bulan.
Cara memasukkannya ke anggaran
Tetapkan cadangan untuk perubahan setelah go-live, biasanya sebagai porsi dari nilai proyek, dan tentukan siapa yang berhak memutuskan pemakaiannya. Cadangan yang tertulis mencegah ketegangan di akhir proyek.
Yang justru menghemat
- Ruang lingkup tertulis sejak awal.
- Satu pengambil keputusan dari pihak Anda.
- Data dibersihkan sebelum migrasi, bukan sesudah.
- Peluncuran bertahap, bukan sekaligus.
Bandingkan dengan biaya tidak berubah
Hitung jam yang hari ini habis untuk pekerjaan manual dan kesalahan yang terjadi tahun lalu. Angka ini sering lebih besar daripada seluruh anggaran proyek. Lihat biaya implementasi Zoho dan halaman harga.