Menata Pengadaan: Permintaan, Persetujuan dan Purchase Order yang Rapi
Tagihan yang datang tanpa ada yang mengaku memesan adalah gejala klasik pengadaan yang tidak tertata.
Tiga dokumen, satu alur
- Permintaan pembelian dari bagian yang membutuhkan, berisi apa, berapa, untuk apa dan kapan.
- Persetujuan sesuai nilai dan jenis pengeluaran.
- Purchase order resmi ke pemasok, yang menjadi acuan saat barang dan tagihan datang.
Bila salah satu dilewati, pencocokan di akhir selalu sulit.
Aturan persetujuan yang masuk akal
Batas nilai yang terlalu rendah membuat direksi menyetujui pembelian alat tulis. Terlalu tinggi menghilangkan kendali. Tetapkan dua atau tiga tingkat saja, lalu tinjau setelah tiga bulan berdasarkan data nyata: berapa permintaan per bulan dan berapa lama rata-rata persetujuan.
Pencocokan tiga arah
Cocokkan purchase order, bukti penerimaan barang, dan tagihan pemasok. Selisih harus terlihat sebelum pembayaran, bukan setelah. Alur ini yang mencegah pembayaran ganda dan pembelian di luar anggaran.
Data pemasok yang layak dipelihara
Nama resmi, kontak, syarat pembayaran, waktu pengiriman rata-rata dan riwayat harga. Riwayat harga saja sering cukup untuk menghemat lebih banyak daripada biaya sistemnya.
Hubungkan ke stok dan pembukuan
Purchase order yang terhubung ke Zoho Inventory memperbarui stok dalam perjalanan, dan tagihan yang masuk ke Zoho Books menghilangkan pengetikan ulang.
Mulai dari kategori yang paling bocor
Pilih satu kategori belanja dengan masalah terbanyak, benahi alurnya, lalu perluas. Lihat layanan otomatisasi.