Menulis Dokumen Kebutuhan Bisnis yang Benar-Benar Dipakai

Isi yang benar-benar diperlukan

1. Tujuan bisnis. Apa yang harus berubah, dan bagaimana keberhasilannya diukur.
2. Proses saat ini, apa adanya, termasuk langkah yang memalukan.
3. Proses yang diinginkan, dengan peran dan titik keputusan.
4. Data. Apa yang disimpan, dari mana asalnya, siapa yang boleh melihat.
5. Integrasi. Sistem apa yang harus terhubung dan data apa yang berpindah.
6. Yang tidak termasuk. Daftar ini sama pentingnya dengan daftar yang termasuk.
7. Kriteria penerimaan. Bagaimana kita tahu pekerjaan ini selesai.

Tulis dalam kalimat, bukan istilah teknis

Kebutuhan sebaiknya ditulis sebagai kalimat yang bisa dibaca orang bisnis: "Setiap prospek baru dari situs web harus punya pemilik dalam 15 menit." Kalimat semacam ini bisa diuji saat serah terima.

Jebakan yang sering terjadi

• Menuliskan solusi, bukan kebutuhan. "Butuh field X" sering menyembunyikan kebutuhan yang sebenarnya.
• Mengumpulkan kebutuhan hanya dari manajer, tanpa menanyai orang yang mengerjakan.
• Daftar keinginan tanpa prioritas. Beri tanda wajib, penting, dan nanti.

Satu orang pengambil keputusan

Proyek dengan lima pemberi arahan yang setara akan berputar-putar. Tetapkan satu orang yang berhak memutuskan ketika pendapat berbeda.

Pakai untuk menguji

Dokumen ini menjadi dasar pengujian sebelum go-live. Lihat uji penerimaan sebelum go-live dan checklist kesiapan.

Baca juga

• Layanan implementasi Zoho
• Kenapa implementasi CRM gagal
• Audit Zoho