Keamanan Akun Zoho: Hak Akses, Verifikasi Dua Langkah dan Keluar Karyawan
Risiko terbesar pada sistem bisnis jarang berupa peretasan canggih. Biasanya berupa akun lama yang tidak pernah dinonaktifkan.
Empat pengaturan dasar
- Verifikasi dua langkah untuk semua pengguna, terutama administrator.
- Hak akses berdasarkan peran, bukan memberikan hak administrator demi kepraktisan.
- Batasi ekspor data hanya untuk peran yang memang memerlukannya.
- Catatan audit yang menunjukkan siapa mengubah, melihat atau mengekspor data.
Prinsip hak akses secukupnya
Berikan hak paling sedikit yang memungkinkan seseorang bekerja. Tinjau setiap enam bulan, karena hak akses cenderung bertambah seiring waktu dan hampir tidak pernah berkurang dengan sendirinya.
Saat karyawan keluar
Buat daftar periksa yang dijalankan pada hari terakhir: nonaktifkan akun, pindahkan kepemilikan data ke penggantinya, cabut akses aplikasi yang terhubung, dan periksa ekspor data terakhir. Memindahkan kepemilikan record sering terlupa, dan baru ketahuan berbulan-bulan kemudian saat laporan kosong.
Akun administrator
Hindari satu akun administrator yang dipakai bersama. Setiap orang memakai akunnya sendiri agar jejaknya jelas. Pastikan ada lebih dari satu administrator, sehingga perusahaan tidak bergantung pada satu orang yang bisa saja tidak tersedia.
Data pribadi
Pembatasan akses adalah bagian dari kewajiban perlindungan data pribadi. Lihat UU PDP dan CRM, dan konsultasikan kewajiban spesifik Anda dengan penasihat hukum.
Tinjauan berkala
Jadikan pemeriksaan hak akses bagian dari audit Zoho tahunan.