Kapan Spreadsheet Sudah Tidak Cukup untuk Bisnis Anda
Spreadsheet bukan musuh. Ia alat yang sangat baik, sampai bisnis Anda melewati batas tertentu tanpa menyadarinya.
Spreadsheet masih tepat bila
Satu orang memeliharanya, datanya tidak berubah setiap jam, keputusan yang bergantung padanya kecil, dan tidak ada data pribadi pelanggan dalam jumlah besar.
Tujuh tanda sudah lewat batas
- Ada beberapa versi file dengan nama seperti "final revisi 3".
- Dua orang mengedit data yang sama dan saling menimpa.
- Anda tidak tahu siapa mengubah angka dan kapan.
- Laporan bulanan butuh lebih dari satu hari untuk dirakit.
- Rumus rusak dan tidak ada yang berani memperbaikinya.
- Data pelanggan berpindah lewat chat dan email.
- Pertanyaan sederhana, misalnya "berapa yang belum ditagih", butuh usaha besar untuk dijawab.
Tiga atau lebih dari daftar ini adalah tanda yang jelas.
Hitung biaya tersembunyinya
Perkirakan jam yang dihabiskan setiap bulan untuk merapikan, mencocokkan dan merakit laporan, lalu kalikan dengan biaya waktu tim. Tambahkan biaya kesalahan yang terjadi tahun lalu. Angka ini biasanya mengejutkan dan membuat perbandingan dengan biaya sistem menjadi jujur. Lihat biaya implementasi Zoho.
Jangan pindah semuanya sekaligus
Pindahkan satu proses yang paling menyakitkan lebih dulu, biasanya penjualan atau penagihan. Spreadsheet boleh tetap dipakai untuk analisis sekali jalan, karena memang baik untuk itu.
Langkah pertama
Bersihkan datanya dulu, karena data kotor yang dipindahkan akan tetap kotor. Lihat migrasi dari Excel ke Zoho CRM.