Dari Penyusunan Proposal Manual ke Proses Penjualan Terstruktur
Bagaimana Zirafah Zenith membantu bisnis retreat dan wellness di Bali memperbaiki alur penawaran dan proposal di Zoho CRM.
Industri
Hospitality, Retreat & Wellness
Solusi
Zoho CRM, Zoho Writer & perancangan alur dokumen
Layanan
Penyempurnaan CRM, konsultasi proses & otomatisasi bisnis
Klien
Bisnis retreat dan wellness di Bali (nama tidak dicantumkan)
Tantangan: proses proposal dengan terlalu banyak langkah manual
Bagi bisnis retreat dan wellness yang menangani pertanyaan pelanggan dan proposal komersial, menyusun proposal tidak sekadar memasukkan harga ke dalam dokumen.
Tim sales harus menjaga keakuratan data pelanggan, tanggal retreat, pilihan venue, jumlah peserta, kebutuhan kamar, tingkat hunian, fasilitas yang termasuk, dan ketentuan pembayaran. Informasi itu kemudian harus tercermin secara konsisten di penawaran (quotation) dan di proposal akhir untuk pelanggan.
Ketika data CRM dan dokumen proposal ditangani terpisah, beberapa risiko muncul:
- Input data manual yang berulang bisa menimbulkan ketidakkonsistenan.
- Harga dan detail paket bisa tidak sesuai dengan penawaran terbaru.
- Dokumen proposal sulit ditelusuri kembali ke peluang pelanggan yang tepat.
- Peluang penjualan bisa maju tanpa kepastian bahwa dokumen komersial yang dibutuhkan sudah siap.
Masalah utamanya bukan sekadar pembuatan dokumen. Yang dibutuhkan adalah hubungan yang lebih terstruktur antara proses penjualan dan dokumen pendukungnya.
Pendekatan: mulai dari proses bisnis
Pendekatan kami dimulai dengan memahami cara bisnis berjalan sebelum menambah software atau otomatisasi.
Kami menyempurnakan proses penawaran di Zoho CRM agar informasi yang dibutuhkan untuk proposal retreat dapat dikelola secara terpusat dan dipakai ulang di dokumen proposal. Tujuannya mengurangi pekerjaan berulang, meningkatkan konsistensi, dan membangun hubungan yang lebih jelas antara peluang penjualan, penawarannya, dan proposal pendukungnya.
Solusi: menghubungkan Zoho CRM dan Zoho Writer
1. Data penawaran terstruktur di Zoho CRM
Kami mengonfigurasi field tambahan pada Quote untuk menampung detail komersial dan operasional yang dibutuhkan proposal, antara lain:
- Informasi pelanggan dan kontak
- Venue retreat yang diinginkan
- Perkiraan tanggal kedatangan dan kepulangan
- Jumlah peserta dan kamar
- Tarif bruto dan neto untuk hunian single dan double
- Harga venue dan harga tiket tamu
- Fasilitas yang termasuk dalam paket dan ketentuan pembayaran
Dengan begitu tersedia sumber data terstruktur untuk menyusun proposal.
2. Template proposal yang dapat dipakai ulang di Zoho Writer
Kami menyiapkan template mail merge di Zoho Writer berdasarkan format proposal klien. Template ini memakai merge field tertentu untuk mengisi dokumen dengan informasi dari penawaran, sehingga rincian yang sama tidak perlu diketik ulang. Hasil yang dituju adalah proses penyusunan proposal yang lebih konsisten, dengan struktur dan tampilan dokumen klien tetap dipertahankan.
3. Pembuatan PDF dan lampiran pada penawaran
Kami menguji proses berbasis fungsi yang mengambil data Quote terkait, mengirimkannya ke Zoho Writer, membuat PDF, lalu melampirkan dokumen tersebut kembali ke Quote yang bersangkutan. Dokumen diberi nama sesuai Nomor Quote agar mudah dikenali dan ditemukan. Proses ini berhasil diuji untuk pembuatan PDF dan pelampiran ke record Quote.
4. Menemukan kontrol yang belum ada di pipeline penjualan
Saat meninjau alur kerja, kami menemukan celah proses lain: sebuah peluang penjualan bisa berpindah dari tahap Proposal ke Negotiation tanpa pengecekan wajib bahwa penawaran dan dokumen proposal sudah tersedia.
Kami merumuskan penyempurnaan lanjutan agar PDF proposal wajib terlampir pada Quote dan Deal terkait sebelum peluang maju. Ini menambahkan titik pengecekan kesiapan dokumen ke dalam proses penjualan. Penerapan Blueprint dan verifikasi kedua lampiran masih menunggu implementasi dan pengujian.
Nilai bagi bisnis
Pekerjaan ini meletakkan fondasi untuk alur proposal yang lebih konsisten dan dapat ditelusuri.
Input data berulang berkurang
Field CRM yang terstruktur dapat dipakai ulang di template proposal, tanpa diketik ulang secara manual.
Dokumen komersial lebih konsisten
Proposal mengambil data dari Quote terkait, sehingga membantu mengurangi selisih antara catatan CRM dan dokumen yang dihasilkan.
Dokumen lebih mudah ditelusuri
PDF yang dihasilkan dapat dilampirkan ke Quote asalnya, dan Deal terkait masuk dalam rencana penyempurnaan kontrol dokumen.
Proses penjualan lebih jelas
Celah kontrol tahapan yang ditemukan menjadi dasar konkret untuk mencegah peluang maju sebelum dokumen yang diperlukan siap.
Fondasi untuk otomatisasi lanjutan
Proses pembuatan dokumen yang telah diuji dan kontrol validasi yang diusulkan menjadi dasar untuk menilai otomatisasi tambahan tanpa merancang ulang seluruh proses penjualan.
Pembeda Zirafah Zenith
Kami percaya implementasi CRM belum selesai hanya karena software sudah dikonfigurasi. Proses bisnisnya juga harus berjalan. Informasi perlu mengalir antara record dan dokumen, pengguna perlu prosedur kerja yang jelas, dan sistem harus mendukung keputusan yang diambil orang setiap hari.
Dalam pekerjaan ini, fokusnya bukan sekadar membuat PDF proposal. Fokusnya memperbaiki hubungan antara data penawaran, dokumen untuk pelanggan, dan pipeline penjualan, serta menemukan kontrol yang diperlukan agar prosesnya lebih andal.
Installed is not Implemented.
Ingin memperbaiki proses penjualan Anda?
Jika tim Anda mengelola penawaran, proposal, dan peluang pelanggan lewat dokumen dan catatan CRM yang terpisah, kami dapat membantu menemukan celahnya dan merancang alur kerja yang lebih terstruktur dengan Zoho.