Data Karyawan dan Cuti: Keluar dari Spreadsheet HR
HR di perusahaan yang sedang tumbuh biasanya menjaga tiga spreadsheet berbeda yang isinya saling bertentangan.
Mulai dari data induk
Satu daftar karyawan yang menjadi acuan semua pihak: nama, tanggal masuk, posisi, atasan, lokasi, status kepegawaian. Semua sistem lain merujuk ke daftar ini. Tanpa itu, laporan jumlah karyawan saja bisa berbeda antar bagian.
Cuti adalah yang paling cepat terasa
Pengajuan cuti lewat chat sulit dilacak dan mudah hilang. Alur sederhana sudah cukup: pengajuan, persetujuan atasan, saldo berkurang otomatis, kalender tim terlihat. Yang perlu diputuskan sejak awal:
- Jenis cuti dan saldonya.
- Siapa menyetujui bila atasan sedang cuti.
- Bagaimana sisa cuti diperlakukan di akhir tahun.
- Siapa yang boleh melihat kalender siapa.
Hati-hati dengan data sensitif
Data karyawan mencakup informasi pribadi. Batasi akses berdasarkan peran, catat siapa membukanya, dan jangan mengedarkan ekspor spreadsheet lewat chat. Lihat UU PDP dan data pelanggan untuk prinsip yang sama.
Hubungan dengan penggajian
Sistem HR menyimpan data kehadiran dan cuti, sementara perhitungan gaji dan pajak sering dikerjakan di sistem lain atau oleh penyedia jasa. Tentukan batasnya: data apa yang dikirim, dalam format apa, dan kapan. Jangan berasumsi semuanya otomatis.
Bila kebutuhannya khas
Proses HR di lapangan, pabrik atau proyek sering tidak standar. Aplikasi pendukung dapat dibuat dengan Zoho Creator, terhubung ke data induk yang sama.