CRM untuk Klinik: Mengelola Pasien, Janji Temu dan Tindak Lanjut
Klinik yang tumbuh biasanya kewalahan bukan pada layanan medisnya, melainkan pada penjadwalan, pengingat dan tindak lanjut pasien.
Pisahkan rekam medis dari data hubungan
Rekam medis adalah dokumen klinis dengan aturan penyimpanan tersendiri, dan biasanya berada di sistem rekam medis. CRM menangani sisi hubungan: jadwal, pengingat, komunikasi, paket layanan dan umpan balik. Memisahkan keduanya membuat kepatuhan lebih mudah dan sistem lebih sederhana.
Yang paling cepat memberi hasil
- Pengingat janji temu otomatis untuk mengurangi pasien yang tidak datang.
- Tindak lanjut terjadwal setelah tindakan atau pemeriksaan.
- Satu riwayat komunikasi per pasien, sehingga staf tidak bertanya ulang.
- Antrean permintaan dari telepon dan pesan, agar tidak ada yang terlewat.
Data sensitif perlu perlakuan khusus
Informasi kesehatan termasuk data pribadi yang bersifat spesifik. Batasi akses berdasarkan peran, hindari menuliskan detail klinis di field catatan CRM, dan catat siapa membuka apa. Prinsipnya dibahas di UU PDP dan CRM. Untuk kewajiban hukum spesifik, konsultasikan dengan penasihat hukum Anda.
Bila layanannya berpaket
Paket pemeriksaan, perawatan berseri atau keanggotaan perlu dicatat sisa kuotanya. Bila tidak ada di aplikasi standar, aplikasi pendukung dapat dibuat dengan Zoho Creator.
Angka yang layak dipantau
Tingkat kehadiran janji temu, waktu balas pertanyaan masuk, pasien yang belum kembali sesuai anjuran, dan sumber pasien baru. Empat angka ini biasanya cukup untuk tiga bulan pertama.